Şirket Büyürken Muhasebe Sistemi Neden Yetersiz Kalmaya Başlar?

Bir işletmenin ilk yıllarında finansal yapı görece sadedir. İşlem sayısı sınırlıdır, yöneticiler müşterileri ve tedarikçileri yakından tanır, nakit hareketleri kolay izlenir ve işletmenin genel durumu çoğu zaman birkaç temel gösterge üzerinden takip edilebilir.

Faaliyet hacmi genişlediğinde ise aynı yöntemlerle şirketi izlemek giderek zorlaşır.

Yeni müşteriler, farklı ürün grupları, artan personel sayısı, kredi kullanımı, yatırımlar, stoklar, farklı lokasyonlar ve çoğalan sözleşmeler finansal yapıyı katmanlaştırır. Muhasebe sistemi yasal kayıtları üretmeye devam eder; fakat yönetimin ihtiyaç duyduğu bilgi artık bu kayıtların çok ötesindedir.

Bu aşamada önemli bir ayrım ortaya çıkar:

Muhasebe verisi üretmek ile şirketi finansal olarak yönetebilmek aynı şey değildir.

Yasal Muhasebe Yönetimin Bütün Sorularını Cevaplamaz

Muhasebe sistemi öncelikle gerçekleşmiş işlemleri kaydeder, sınıflandırır ve belirli raporlama dönemlerinde mali tablolara dönüştürür.

Yönetimin ihtiyacı ise farklıdır.

Hangi ürün gerçekten para kazandırıyor?

Hangi müşteri grubunda tahsilat süresi uzuyor?

Hangi departmanın maliyeti planlanandan hızlı yükseliyor?

Önümüzdeki üç ay içerisinde ne kadar nakde ihtiyaç duyulacak?

Yeni yatırım mevcut finansman yapısıyla karşılanabilir mi?

Satış artarken neden banka borçları da artıyor?

Bu soruların cevapları mizanda bulunabilir; ancak çoğu zaman doğrudan okunamaz. Verinin yönetim kararına dönüşebilmesi için farklı bir raporlama ve analiz katmanına ihtiyaç vardır.

Ciro Artarken Finansal Görünürlük Azalabilir

Yüksek satış hacmi çoğu zaman şirketin güçlendiği izlenimini yaratır.

Oysa satışlardaki artış aynı anda daha fazla stok, daha uzun müşteri vadeleri, daha yüksek personel giderleri veya ek finansman ihtiyacı yaratabilir.

Örneğin bir şirket satışlarını önemli ölçüde artırırken tahsilat vadeleri de uzuyorsa, gelir tablosunda olumlu görünen büyüme banka hesaplarında aynı etkiyi yaratmayabilir.

Yönetim yalnızca aylık satış ve kâr rakamlarına bakıyorsa bu farklılığı geç fark edebilir.

Büyüme dönemlerinde finansal yönetimin görevi rakamların arttığını göstermekten çok, artışın şirketin hangi kaynaklarını tükettiğini görünür hale getirmektir.

Tek Bir Kâr Rakamı Artık Yeterli Değildir

Faaliyet çeşitliliği arttıkça toplam şirket kârı giderek daha az şey anlatmaya başlar.

Bir şirket toplamda kârlı görünürken bazı ürün grupları zarar ediyor olabilir. Bir müşteri yüksek ciro yaratmasına rağmen uzun vadeler ve yüksek hizmet maliyetleri nedeniyle beklenen katkıyı sağlamayabilir. Bir şube diğer birimin yarattığı kâr sayesinde verimsizliğini gizleyebilir.

Bu nedenle belirli bir ölçekten sonra finansal analiz şu düzeylere inmeye başlamalıdır:

ürün veya hizmet,

müşteri,

proje,

şube,

departman,

satış kanalı.

Yönetim muhasebesinin değeri tam olarak burada ortaya çıkar. Toplam sonucu göstermek yerine, sonucun nerede üretildiğini ve nerede kaybedildiğini gösterir.

Hesap Planı Şirketin Gerçek Yapısını İzleyebiliyor mu?

Şirketlerin kullandığı muhasebe altyapısı çoğu zaman işletmenin daha küçük olduğu dönemde oluşturulur.

Faaliyet alanları genişlediğinde aynı hesap planı kullanılmaya devam ederse farklı operasyonların finansal etkileri birbirine karışabilir.

Örneğin üç farklı hizmet alanında faaliyet gösteren bir şirket bütün gelir ve giderleri aynı hesaplarda takip ediyorsa dönem sonunda toplam kârını görebilir; ancak hangi faaliyet alanının bu sonucu yarattığını sağlıklı biçimde analiz edemeyebilir.

Bu nedenle şirketin organizasyon yapısı değiştikçe muhasebe sisteminin de yeniden düşünülmesi gerekir.

Maliyet merkezleri, proje kodları, departman bazlı takip, ürün grupları veya farklı raporlama segmentleri şirketin faaliyet modeline göre sisteme dahil edilebilir.

Amaç daha fazla hesap açmak değildir.

Amaç, muhasebe kayıtlarının yönetimin şirketi gördüğü biçime yaklaşmasını sağlamaktır.

Nakit Akışı Muhasebe Sonucundan Ayrı İzlenmelidir

Gelir tablosundaki kâr ile bankadaki para aynı ekonomik olgunun iki farklı görünümüdür.

Vadeli satış yapılabilir, stok için peşin ödeme yapılabilir, yatırım harcaması gerçekleştirilebilir veya geçmiş dönem borçları ödenebilir. Bunların her biri nakdi etkilerken dönem kârı üzerinde farklı sonuçlar yaratır.

Bu nedenle belirli bir faaliyet hacmine ulaşan şirketlerde nakit yönetiminin yalnızca banka bakiyesinin takip edilmesi şeklinde yürütülmesi yeterli değildir.

Tahsilat takvimi, tedarikçi ödemeleri, kredi taksitleri, ücretler, vergiler ve yatırım harcamaları birlikte değerlendirilerek ileriye dönük nakit projeksiyonları hazırlanmalıdır.

Böylece finansman ihtiyacı ortaya çıktığı gün değil, haftalar veya aylar öncesinden görülebilir.

Yönetim Raporu Mali Tablonun Kopyası Olmamalıdır

İyi bir yönetim raporu, muhasebe sistemindeki bütün rakamları yöneticinin önüne taşıyan uzun bir tablo değildir.

Tam tersine, önemli olanı önemsiz olandan ayırmalıdır.

Bir yönetim raporlama sisteminde şirketin yapısına göre satışların gelişimi, brüt kârlılık, faaliyet giderleri, tahsilat süreleri, borçluluk, işletme sermayesi, nakit pozisyonu ve bütçe-gerçekleşen farkları birlikte izlenebilir.

Burada raporun uzunluğu değil, karar üretme kapasitesi önemlidir.

Bir rapor okunduktan sonra yönetici hangi konuda müdahale etmesi gerektiğini göremiyorsa, çok sayıda veri içermesine rağmen yönetim açısından işlevi sınırlıdır.

Bütçe Olmadan Gerçekleşen Rakamın Anlamı Eksik Kalır

Bir giderin 10 milyon TL olması tek başına iyi veya kötü bir sonuç değildir.

Beklenti 8 milyon TL ise farklı, 14 milyon TL ise farklı yorumlanır.

Bu nedenle gelişmiş finansal yönetim sistemlerinde gerçekleşen sonuçların yanında planlanan sonuçlar da bulunur.

Bütçe ile gerçekleşen arasındaki farkın düzenli olarak incelenmesi yönetimin yalnızca “Ne oldu?” sorusuna değil, “Beklediğimizden neden farklı oldu?” sorusuna da cevap aramasını sağlar.

Bu yaklaşım finansal raporlamayı geçmişi kaydeden bir mekanizmadan performansı yöneten bir araca dönüştürür.

Finansal Sistem Şirketin Ölçeğiyle Birlikte Gelişmelidir

Bir işletmenin küçükken kullandığı finansal yapı yanlış olmak zorunda değildir.

Sorun, şirket değişirken sistemin aynı kalmasıdır.

İşlem hacmi, organizasyon yapısı ve kararların ekonomik büyüklüğü arttıkça yönetimin ihtiyaç duyduğu finansal bilgi de değişir.

Bu geçiş genellikle daha fazla muhasebe personeli istihdam etmekten ibaret değildir. Hesap planının, raporlama yapısının, nakit takibinin, bütçe sisteminin ve yönetimin kullandığı göstergelerin birlikte yeniden ele alınmasını gerektirir.

Muhasebenin görevi geçmişte gerçekleşen işlemlerin doğru kaydını tutmaktır.

Finansal yönetimin görevi ise bu kayıtların içinden şirketin gelecekte vereceği kararlar için anlam üretmektir.

Bir şirketin finansal sistemi, şirketin bugünkü büyüklüğünü değil hâlâ geçmişteki halini anlatıyorsa, yönetim kararlarını eksik bir haritayla veriyor olabilir.

İletişim Bilgilerimiz

Telefon
0 212 983 67 33

Cep Telefonu
(0 507) 127 31 21

E-posta
info@reditus.com.tr

Çalışma Saatleri
09:00 – 19:00
Pzt – Cmt

Adres
Osmaniye Fabrikalar Cd. Yaşam Sitesi D: Blok D:10, 34550 Bakırköy / İstanbul